При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке его написавшем, но и о фирме, которую он представляет. В конечном счете, письмо может создать или хорошую ре­путацию человеку или фирме, или, напротив, плохую. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, то не исключено, что к вашему письму, ос­тавленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки. Помните, что время, затраченное на составление хорошего письма, — это хорошо вложенный капитал.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка де­лового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом счи­тается то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают читателю чувство искренности и дружеского расположения на­писавшего это письмо. Однако не стоит и злоупотреблять радушием в дело­вых письмах, что может привести к обратному эффекту и читающий поте­ряет интерес к письму.

Вежливость и точность — неотъемлемы в деловой корреспонденции, од­нако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважи­тельный тон, чем обычное деловое письмо.

Каждое письмо преследует свою цель, поэтому оно должно быть напи­сано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протя­жении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, ко­торые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, а во-вторых, нарушают четкость стиля. Ниже приводятся некоторые выражения, которых следует избегать при со­ставлении деловых писем, как рекомендует «Энциклопедический словарь английского языка», выпущенный Институтом английского языка в 1975 го­ду, Чикаго, США,

Advise — Не употребляйте в смысле «сообщить», «информировать».

Aforementioned — В деловой корреспонденции более приемлемо вы­ражение Mentioned previously».

As Per — Правильнее выражение «According to».

Attached find — Если к письму что -то приложено, то непременно бу­дет найдено, Лучше писать «Attached is».

Attached hereto — Слово «hereto» лишнее.

At your convenience; at any early date — В данном случае целесообразно упомянуть конкретную дату.

Beg to acknowledge, beg to advise, beg to inform, beg to state. «To beg» — означает «умолять», «упрашивать», что в действительности не является намерением пишущего, поэтому лучше опустить эти вы­ражения.

Dictated but not read — Письмо с таким выражением следовало бы вер­нуть с надписью «Received but not read».

Herein, hereto, herewith, —   Слова лишние; пишите «enclose», «attach», «send».

Hoping to hear from you — Фраза лишняя, так как содержание письма или предполагает ответ, или нет.

In due course — Фраза слишком неопределенна.

In re —    Латинский термин, означающий «относящийся», «по делу». Употребляется в юриспруденции.

Kindly fill out the enclosed form — В данном случае лучше будет упот­ребить «please».

Permit me to say — Нет необходимости спрашивать разрешения на из­ложение предмета письма в своем собственном письме. Опустите фразу.

Please be advised — Лишняя вступительная фраза.Recent date — В письмах должна указываться конкретная дата.

Regret to state — Слишком высокопарно. Предпочтительнее выражение
«sorry that».                                                                   

The writer, the undersigned — В деловых письмах лучше употреблять местоимение I.

Trust you will —   Лучше сказать «hope you will».

Wish to acknowledge, inform, say —   Опустите «wish to».