Главная » Статьи » Мои статьи |
Основные части Основными частями делового письма являются: — Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица — Ссылки и дата — Внутренний адрес — Приветствие — Основная часть письма — Заключительные фразы — Подпись Шапка на фирменном бланке Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона, телекс и телеграфный адрес (они могут быть внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер. Многие шапки имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок. Ссылки и дата Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т.д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма). ДжДС/МБ (имя диктующего — Дж.Д.Смит; имя машинистки — Мери Браун). Дату можно писать по-разному. В Великобритании обычный порядок таков: день, месяц, год 12 августа 19.. или 12-ое августа, 19.. Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Август 12,19.. (форма 12 август 19.. также широко используется в Соединенных Штатах). Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке - год, месяц и день: 19..-8-12 Другие цифровые формы, как 12-8-19.., 12.8.19.., 12/8/19., не должны применяться в деловых письмах, т.к. они легко могли бы внести путаницу. (12/8 означает 12 августа или декабрь, 8 (8 декабря). Внутренний адрес Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса. Название Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Brown, Smith & Johnson, Brown & Co; Baker & Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (pic), а частные компании с ограниченной ответственностью — слово Limited (Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словом Company (Со), Corporation (Corp) или Incorporated (Inc); Pty. Ltd (propriety limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte. Ltd — сокращение, используемое частными компаниями с ограниченной ответственностью в Сингапуре. Титулы Мистер Mr.,Миссис Mrs. и Мисс Miss обычные вежливые формы обращения. Иногда вместо мистера Mr.после полного имени адресата ставится Esq (Esquire), эсквайр, как знак уважения (редко употребляемое в Соединенных Штатах). Множественная форма месье Messrs (Messieurs) и мадам Mmes (Mesdames) используются тогда, когда пишут двум или более мужчинам или женщинам, как отдельным лицам или как членам товариществ. Если партнерами товарищества являются как женщины, так и мужчины, то форма обращения Messrs наиболее подходящая. К фирмам и товариществам, не имеющим в своих названиях имен собственных, такая форма обращения не подходит. (В Соединенных Штатах не принято обращаться к членам товариществ Messrs, или Mmes. Messrs. Smith & Со но: Smith & Co Ltd Другими формами вежливого обращения являются: The Honourable (американский спеллинг Honorable) — уважаемый и The Reverend — почтенный. С вежливой формой The Honourable (сокр.: Hon) обращаются к лицам, занимающим высокое государственное положение, членам законодательных органов, судов, мэрам и (в Великобритании) членам титулованной аристократии. За ней следует полное имя адресата. Если первое имя неизвестно, то его можно заменить на Mr. В зависимости от ранга к аристократии (пэр или леди) необходимо обращаться как The Right Honourable или The Most Honourable. The Reverend (Rev) употребляется при обращении к священникам; за ним должно следовать полное имя священника. Для высших священнослужителей могут подойти другие формы (например, The Most Reverend или The Right Reverend). Этикет требует также, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. (Низшие академические звания, такие как В.А. и М.А. употребляются редко). К обладателю докторской степени обращаются Dr, или после имени ставят буквы, указывающие его (или ее) докторскую степень в конкретной области. Если адресат не является доктором медицины последняя форма предпочтительна. При обращении к лицу, занимающему (или ранее занимавшему) должность профессора, обращаются Professor (Prof.). Примечание. Как правило, во внутреннем адресе упоминается только один титул. Исключениями в этом правиле будут, например, The Rev. Mr Baker and Henry Green, Esq., Ph.D. Титулы, обозначающие должность человека или положение, как Managing Director, President, Secretary', Sales Manager ставятся ниже или после имени. The manager Lloyds Bank The secretary Smith & Co Ltd К зарегистрированным компаниям и другим корпоративным органам часто обращаются через официальное лицо, имя которого не упоминается. Wilson | |
Просмотров: 2278 | Рейтинг: 0.0/0 |
Всего комментариев: 0 | |