Среда, 14.11.2018, 14:20 | Приветствую Вас Гость | Регистрация | Вход
RSS

35-й СТАРТ

Каталог статей

Главная » Статьи » Мои статьи

Форма делового письма (Пояснения Основные части)

Основные части

Основными частями делового письма являются:

       Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

       Ссылки и дата

       Внутренний адрес

       Приветствие

       Основная часть письма                                                                                    

       Заключительные фразы

       Подпись

Шапка на фирменном бланке

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может ука­зываться номер телефона, телекс и телеграфный адрес (они могут быть внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное обще­ство с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регист­рации и регистрационный номер. Многие шапки имеют напечатанные сло­ва, указывающие место, оставленное для ссылок.

Ссылки и дата

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют ини­циалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обоз­начающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т.д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

ДжДС/МБ (имя диктующего — Дж.Д.Смит; имя машинистки — Мери Браун).

Дату можно писать по-разному. В Великобритании обычный порядок та­ков: день, месяц, год

12 августа 19.. или

12-ое августа, 19..

Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год:

Август 12,19..

(форма 12 август 19.. также широко используется в Соединенных Штатах). Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следу­ющую цифровую форму в таком порядке - год, месяц и день:

19..-8-12

Другие цифровые формы, как 12-8-19.., 12.8.19.., 12/8/19., не должны применяться в деловых письмах, т.к. они легко могли бы внести путаницу. (12/8 означает 12 августа или декабрь, 8 (8 декабря).

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имен  адресата и почтового адреса.

Название

Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы, при­надлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах называемые единолич­ной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собствен­ным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Brown, Smith & Johnson, Brown & Co; Baker & Son Green Bros. В названиях некото­рых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компа­ний Великобритании включают в себя сокращение PLC (pic), а частные компании с ограниченной ответственностью — слово Limited (Ltd). Амери­канские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словом Company (Со), Corporation (Corp) или Incorporated (Inc); Pty. Ltd (propriety limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte. Ltd — сокращение, используемое част­ными  компаниями  с ограниченной ответственностью в Сингапуре.

Титулы

Мистер Mr.,Миссис Mrs. и Мисс Miss обычные вежливые формы обраще­ния. Иногда вместо мистера Mr.после полного имени адресата ставится Esq (Esquire), эсквайр, как знак уважения (редко употребляемое в Соединенных Штатах). Множественная форма месье Messrs (Messieurs) и мадам Mmes (Mesdames) используются тогда, когда пишут двум или более мужчинам или женщинам, как отдельным лицам или как членам товариществ. Если партнерами товарищества являются как женщины, так и мужчины, то фор­ма обращения Messrs наиболее подходящая. К фирмам и товариществам, не имеющим в своих названиях имен собственных, такая форма обращения не подходит. (В Соединенных Штатах не принято обращаться к членам то­вариществ  Messrs, или Mmes.

Messrs. Smith & Со но:

Smith & Co Ltd

Другими формами вежливого обращения являются: The Honourable (американский спеллинг Honorable) — уважаемый и The Reverend — поч­тенный.

С вежливой формой The Honourable (сокр.: Hon) обращаются к лицам, занимающим высокое государственное положение, членам законодательных органов, судов, мэрам и (в Великобритании) членам титулованной ари­стократии. За ней следует полное имя адресата. Если первое имя неиз­вестно, то его можно заменить на Mr. В зависимости от ранга к аристокра­тии (пэр или леди) необходимо обращаться как The Right Honourable или The Most Honourable. The Reverend (Rev) употребляется при обращении к священникам; за ним должно следовать полное имя священника. Для вы­сших священнослужителей могут подойти другие формы (например, The Most Reverend или The Right Reverend).

Этикет требует также, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. (Низшие академические звания, такие как В.А. и М.А. употребляются редко).

К обладателю докторской степени обращаются Dr, или после имени ста­вят буквы, указывающие его (или ее) докторскую степень в конкретной об­ласти. Если адресат не является доктором медицины последняя форма предпочтительна.

При обращении к лицу, занимающему (или ранее занимавшему) долж­ность профессора, обращаются Professor (Prof.).

Примечание. Как правило, во внутреннем адресе упоминается только один титул. Исключениями в этом правиле будут, на­пример, The Rev. Mr Baker and Henry Green, Esq., Ph.D. Ти­тулы, обозначающие должность человека или положение, как Managing Director, President, Secretary', Sales Manager ставятся ниже или после имени.

The manager

Lloyds Bank

The secretary

Smith & Co Ltd

К зарегистрированным компаниям и другим корпоративным органам ча­сто обращаются через официальное лицо, имя которого не упоминается.

Wilson
Категория: Мои статьи | Добавил: waell (25.08.2011)
Просмотров: 1903 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]