Дополнительные части письма

Деловое письмо может также включать следующие дополнительные ча­сти, которые  вносятся только по необходимости:

—         Вниманию такого-то или такой-то

—         Суть письма

—         Приложение и копии

—         Постскриптум

—         Заглавие листа-продолжения

Вниманию конкретного лица

Применяется для того, чтобы доставить письмо, адресованное коммерче­ской фирме или другой организации, конкретному лицу или отделу; печа­тается ниже внутреннего адреса

Messrs. A.Green 2 Co., Limited,

12 Leadenhall Street,

London, Е.С.I, England

For attention of Mr.Watson

Фраза for attention of Mr. Watson здесь может писаться следующим образом:

Attention: Mr.Watson или

Attention: Sales Manager Слово Attention можно сократить Att. или Attn.

Суть письма

Для удобства читающего перед содержанием письма излагается его суть. Суть письма обычно помещается ниже приветствия; она может ставиться и выше приветствия. Если суть помещается над приветствием, то ему предше­ствует слово (или — or). Суть письма печатается заглавными буквами или подчеркивается.

Dear sirs

MACHINE MAINTENANCE

Приложения и копии

Когда письмо отсылается с приложениями или когда филиал фирмы дол­жен получить копию, это указывается в левом нижнем углу бланка письма. В Американских письмах эти обозначения ставятся прямо под начальными буквами ссылки. Используются следующие типы обозначений приложения:

Enclousure (s)  Two enclousures

Enc(s)     Encs (2)

Encl       Encl (2)

Приложения могут указываться простановкой горизонтальной линии (—), диагональной черточки (/) или рядом точек (...) в левом поле, напро­тив строки, в которой упоминается приложение, или прикреплением цвет­ных наклеек и к приложению и к письму. Обозначение копии, предназна­ченной другому лицу, выглядит следующим образом:

с/с: Mr. John Kent

Постскриптум

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма, добавляется для того, чтобы информировать читающего о происшедшем в последнюю минуту событии или чтобы подчеркнуть важный момент.

Заглавие листа-продолжения

В заглавие листа-продолжения входит имя адресата, дата и номер стра­ницы. Расположение зависит от компоновки письма. Например:

A.Smith & Co Ltd 20 July 19..

Page 2

A.Smith & Co Ltd                        2      20 July 19..

Конверт

На конверте пишутся два адреса: адресата и отправителя. Адрес получа­теля — это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес самого письма служит и как адрес на конверте.

Формы пунктуации

Пунктуация в основной части письма такая же, как в любом другом письменном тексте. По отношению к другим частям письма существуют три  различные формы пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.

В письме с закрытой пунктуацией знаки препинания ставятся после да­ты, каждой строки внутреннего адреса, приветствия и заключительной фра­зы.

При открытой пунктуации эти знаки препинания опускаются. В Вели­кобритании это относится также к точкам после сокращений (Mr, Mrs, eg, ie, etc, am, pm, A L Baaker, No 25).